篷房搭建场地勘察需要根据活动要求收集所有相关数据，包括活动时间、出席活动人数、周边交通状况、地点、天气预报等等。
篷房搭建场地勘察通过收集到的信息可以有利于与活动相关人员进行下一步的沟通，包括篷房租赁公司、活动嘉宾、餐饮服务商、当地部门和供应商之间的沟通。场地勘察报告也是整个交易过程中非常重要的记录。
篷房搭建场地勘察应该由有经验的人士负责，还应该有相关的搭建经验，一般是销售经理或者项目负责人。场地勘察的负责人应该要对顾客、对活动需求、对篷房的搭建都相当熟悉。
检测安全隐患是进行篷房搭建场地勘察主要的目的，包括：
场地上空和地下的障碍物;
理想场地周边的障碍物，包括栅栏、喷泉、树木、花园等;
天气情况，包括温度、是否有风、是否下雨、是否下雪等，当强风来袭时，是否有屏障可以保护篷房及参加活动的人员地表面是否适合搭建篷房等等。
篷房搭建场地勘察不应该因为麻烦而忽视其重要性。每次篷房搭建前都应该进行一次场地勘察，以使活动相关人员都清楚了解潜在的问题，并因此调整进行适合的篷房搭建。
